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好印象の人はやっている。印象アップなメールの書き方

お助けコンシェルジュ「TETUYA」が人間関係の悩みを解決

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TETUYA

ビジネスメールを書く女性

こんにちは。人間関係の悩みを解決するお助けコンシェルジュTETUYAです。今回の相談は、ビジネスメールで自分の印象を上げるために気を付けたいことは何ですか?です。

会社のメールって、基本のビジネスマナーはあるにしても、その人の人間性が出てしまうことがありますよね。僕のまわりでも、メールひとつで、人としてとても損してる人がいます(苦笑)。

逆に言うと、メールでちょっと気配りするだけで、印象がアップすることだってあるわけです。今回は、基本のビジネスマナー以外で、メールで気を付けておくといいことを僕なりに紹介します。

日程調整のメール

メールの案件でよくあるのが、アポを入れたりするのが日程調整です。

普通なら「いつも、お世話になっております」から、「自分を名乗り」、それから「相手の都合を聞く」というのがスタンダードの流れ。

このコラムを読むほとんどの人はやっていると思いますけどね。だからこそ、ちょっとここに、丁寧な気配りをプラスすることで自分の印象をさらにアップさせましょう。

具体的に言うなら、「いつもお世話になっております」の冒頭に、「おはようございます」だったり、「いつもお世話になっております」の後に、「この前は、楽しい時間をありがとうございました」のように、メール相手とのパーソナルな情報を入れると親近感がグッと高まるし、印象もグッと上がります。

そして、相手の都合を聞く際に、100%相手に丸投げするんじゃなくて、こちらから候補日の選択肢をいくつか出してあげる気配りも大事です。

御礼メール

次に、よくあるシチュエーションで、資料を送ってもらったり、何かこちらの質問に対して回答をもらったときに送る御礼メール。

もらいっぱなしで無視する人は、みなさんの中にいないと思いますが(苦笑)、「ありがとうございます」のあとに「とり急ぎ」をつければもうこれでOKでしょ? というのは、特に、年上の人には失礼な気がします。

僕なら、まずタイトルも決まり文句の「御礼」ではなくて、「早速ありがとうございます」のようにやわらかい感じにし、メールの文章の中に「忙しいのにありがとう」という表現を加えますね。

そして、最後に「取り急ぎ」だけで締めるんじゃなくて、取り急ぎのあとに「御礼申し上げます」など、尻切れトンボで終わらせないこと。

これだけでも、他の人との差別化になりますよ。毎日、何十本、何百本と無意識でメールしている人がほとんどだと思います。今日からちょっと意識してみるといいかもしれません。

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イラスト/古荘風穂

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