私もアプリケーションをついついたくさん開いてしまうタイプなので、まず、メモリは最大限まで搭載することにしています。だいたい、メールソフト、エクセル、パワポ、Webブラウザ、Skype、iTunesが田違っています。

私はMacBookを使っているのですが、仮想デスクトップ環境「Spaces」を活用していて、どの画面ではどの作業と作業を分けるようにしています。１はメール、２はウェブ、３はエクセルとパワポというような感じです。こうすることで、どこでどの作業をやっているのかを分けて、混乱をさけています。

ファイルですが、基本的に、プロジェクトベースで分けられるものはプロジェクトベースでフォルダーを分けています。プロジェクトベースではなく、雑記的に残したいものは、すべて自分宛にメールを送るよういしています。そして、ファイル名は、すべて日時とバージョンを入れ、探しやすいようにしています。

メールは、毎日１０００通近いメールがくるため、メールの自動振り分け機能を活用しています。TOに入っているもので、例えば、自分の会社の社長や役員から来ているものは、「至急チェック」というフォルダーに振り分け、１つの仕事から次の仕事に移るちょこっとした隙間時間に必ずチェックします。Ccに入っているものは、すぐにはチェックしなくていいので、「Ccフォルダー」に振り分け。こちらは、お昼ご飯を食べながら．．．など、時間ができたときにチェックしています。メルマガなどの「参考情報」は、「参考情報フォルダー」に振り分け、１週間のうちにまとまった時間ができた時にチェックします。このように、フォルダー振り分け機能を活用して、すぐにチェックしないといけないものとそうでないものに分けています。

雑記的に残したいものは自分にメールを送っていると先ほど書きましたが、メールにする理由は、メール検索をかければ探しやすいという理由からです。Googleのデスクトップサーチもとっても便利なので、ファイルを探すときには、おススメです！